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    人力资源与行政部

      行政部岗位职责
      行政部作为所内的后勤管理部门,是联结当事人和所里律师的桥梁和纽带,工作具有较强的协作性,为了更好地发挥行政部的重要核心作用,行政部设置行政主管岗位一人、行政助理岗位两人。
      一、行政部基本工作
      (一)行政日常事务性工作
      1、接待来访
      (1)接待登记来所咨询,?#25165;?#30456;应律师及助理。律师接待完毕后的回访工作
      (2)接待与主任约好的客人并做相应的登记。
      (3)接待与律师约好的来访并做相应的登记。律师接待完毕后的回访工作。
      2、收案登记
      (1)按照收案审批的内容做利益冲突审查。
      (2)电话请示主?#38382;?#21542;收案。
      (3)详细登记案件的基本情况并给案号。
      (4)给合同及所函盖章并进行收案登记,复印收案审批表至聘请律师登记表背面并连同合同留档。
      3、周五例会的准备及主持。
      4、?#25165;?#21608;末值班人员,发放钥匙、收据、值班登记表。
      5、核对财务当天帐目。
      6、接待投诉当事人,通过了解情况及与律师沟通意见形成初步情况反映。
      7、人事档案建立与日常管理。
      8、来信咨询的登记及回复工作。
      9、处理日常办公电话、传真及电子邮件,记录相关内容并回复。
      10、处理所有与主任有关的电话接听、信件传真收发,总结相关内容汇报并答复。
      11、与物业部门的工作协调沟通。
      12、定期回访与所里有委托关系的客户。
      13、定期打电话核实名单中的人员信息。
      14、退回刊物的信息核查工作。
      15、有关所里重要文件的留档存放及钥匙的保管。
      16、所及主任的相关报道的存档。
      17、每天登陆本所网站,查看各个专业部门在网站上回答问题情况,及时督促未完成当日工作的部门完成工作任务。
      (二)行政阶段性工作
      1、每月?#20934;?#29677;及晋级表格审批。
      2、工资表的审核。
      3、保险月报及保险银行单据明细制作。
      4、每年一次的律师年检工作。
      5、一年两期的所刊的发放(包括排版、打印、剪裁、?#25353;?#31896;贴、邮寄等工作)。
      6、顾问单位专刊、征求意见函的发放。
      7、一年一次的贺卡的发放。
      8、贺年及搬家及相关短信息的发送。
      9、统计工作量、案件来源等相关信息。
      10、月结费用的核实审查。(快递费、办公用品费用等)
      (三)司法局工作
      1、日常北京市司法行政网、北京市司法局网站、首都律师网站的日常登陆,查询通知。
      2、本所实习律师、执业律师申请(包括书面材料准备及网络材料报送)。
      3、律师培训卡的申请及领取、发放。
      4、学习资料的定期领取。
      5、购买格式文书。
      6、调律师资格档案及执业档案。
      7、律师调动?#20013;?#21150;理。
      8、注册期外注册费的缴纳。
      (四)北京市人才工作
      1、开具人事档案调函。
      2、办理集体存档事宜。
      3、办理人员增加与减少业务。(包括书面表格填写与报盘)
      4、招聘所里工作人员。
      (五)临时性工作
      1、前台接待工作。
      2、财务开具发票、收取费用。
      3、在平面媒体上刊登广告。
      4、联系小简介的定稿、排版、印刷。
      (六)公章管理
      1、按照收案程序进行的合同及所函盖章。
      2、律师函及法律意见书的盖章。
      3、一般法律文书,如情况汇报、项目计划书等。
      4、对外发放的通知,如培训通知等。
      5、其他文书,如实习生鉴定意见等。
      (七)报销管理
      1、行政日常报销的审核、签字。
      2、顾问事务部的定期顾问单位交通费核实签字。
      3、律师及相关人员交通费报销签字。
      二、行政部工作分工
      (一)行政主管工作
      1、统筹?#25165;?#25152;内的一切工作,做好所有所内及所外的沟通信息,协调工作。
      2、统筹前台工作、监督财务工作
      3、公章管理
      4、报销管理
      5、收案登记
      6、核对财务当天帐目。
      7、保险月报及保险银行单据明细制作,工资表的审核。
      8、每月抽卷及客户回访工作。
      9、接待投诉退案的当事人,并及时把意见做回馈。
      10、每年一次的律师年检工作。
      (二)行政助理工作(主内)
      1、日常名片的录入与管理
      2、处理日常办公电话、传真及电子邮件,记录相关内容并回复。
      3、人事档案建立与日常管理。
      4、来信咨询的登记及回复工作。
      5、定期打电话核实名单中的人员信息。
      6、退回刊物的信息核查工作。
      7、有关所里重要文件的留档存放及钥匙的保管。
      (三)行政助理工作(主外)
      1、司法局工作
      2、北京市人才存?#23548;?#20445;险事宜
      3、组织所内所有刊物及信件的制作、邮寄工作
      4、每日登陆司法局及律协会网站及本所网站,相关信息做每日记录。
      由于行政部的工作相?#21592;?#36739;繁多复杂,因此要求每一名行政部的成员有要掌握相关工作程序,有独立完成工作能力,采取定期互换岗位工作的?#38382;?#36827;行实际训练。
      岗位相对稳定后,采取岗位负责制度,日常工作?#23478;?#22343;衡处理,在有侧重的基础上全面完成。
      此岗位职责并非一成不变的,要根据每个岗位工作人员的实际特点,?#23454;?#20570;调整,发挥每个人的特长,把工作做到更好。
      每个岗位人员建立工作日志及工作备忘录,?#21592;?#36935;有工作临时调整,能尽快适应新的岗位的要求和进?#21462;?/p>
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